September 12, 2019 2:12 pm
Published by Coebergh Zellenrath
Filed with the Chamber of Commerce and Industry for Amsterdam
The Netherlands Effective date: 21 September 2005, renewed on 01-01-12
KvK no: 33288895
APPLICABILITY
Article 1
These General Terms and Conditions shall apply to all legal relationships between Coebergh Communicatie & PR (to be referred to further as: ‘CC&PR’) and the Customer, to the exclusion of the Customer’s general or other terms and conditions. These General Terms and Conditions of CC&PR may only be deviated from if this has been agreed on in writing by the parties.
DURATION AND END
Article 2
Each agreement for CC&PR to perform work shall be entered into with the Customer for an indefinite period of time, unless the parties jointly agree on a definite period. For each agreement for an indefinite period, the parties shall in mutual consultation determine a notice period for terminating that agreement, but this notice period shall not be shorter than three months.
Article 3
A party may only terminate an agreement for a definite period early if the other party has not fulfilled one or more material obligations which it has. The notice must be in writing, with due observance of a notice period of two months for instructions with a period up to one year and of three months for instructions with a term longer than one year.
FEES, COSTS AND INVOICES
Article 4
Unless another manner of payment has been agreed on, CC&PR’s fees and invoices shall, at CC&PR’s option, be based either on the hourly rates indicated to the Customer or on a retainer fee. CC&PR shall be entitled to adjust its hourly rates for inflation through indexation, but at most once a year. The increases referred to in the previous paragraph shall not be charged until the Customer has been given written notice of them. If work is performed pursuant to budgets agreed on beforehand with hourly rates as the basis, CC&PR undertakes to adhere to these budgets, subject, however, to the provisions in Article 5 concerning administrative overheads and third party costs. If there is such a budget, deviations shall only be permissible in connection with indexation as described above or in the event of an interim change in the instruction by the Customer. All fees, including retainer fees, charged and budgeted shall be exclusive of VAT.
Article 5
In addition to the fees and invoices referred to in Article 4, CC&PR may charge the Customer for administrative overheads and costs of third parties which CC&PR engages to carry out the instruction furnished to it. ‘Administrative overheads’ shall include (but not be limited to) telephone, fax, postage, copying, media clippings, travel and accommodation expenses. ‘Third-party costs’ shall include (but not be limited to) any invoiced administrative overheads, purchasing costs and fees of third parties. In deviation from the provisions in Article 4 regarding the hourly fees applied in a budget, administrative overheads and third-party costs shall always be charged to the Customer if they exceed the amounts included in a budget. All agreed and budgeted amounts shall be exclusive of VAT.
Article 6
Subject to the provisions in Articles 4 and 5, if it is foreseeable to CC&PR that the budget approved by the Customer will be exceeded, CC&PR must timely inform the Customer of this.
Article 7
CC&PR shall be entitled to ask the Customer for an advance on its fees, retainer fees and passed-on third-party costs.
Article 8
Each month, CC&PR shall invoice the fees (or retainer fees), administrative overheads and third-party costs owed for the previous month, unless otherwise agreed with the Customer. An advance paid may be subtracted from this by mutual agreement. Invoices must be paid within 14 days of the invoice date. If the amounts owed are not paid on time, the Customer shall be in default by operation of law. If the Customer fails to pay any amount, it shall owe CC&PR default interest on the amount owed from the date the default occurs. This default interest shall equal the commercial interest under Article 6:119a, Dutch Civil Code. If the Customer is a natural person, default interest equal to the statutory interest under Article 6:119, Dutch Civil Code, shall apply. If the Customer fails to fulfill one or more of its obligations, the costs to obtain payment extrajudicial shall be paid by the Customer. These extrajudicial collection costs shall be fixed at 15% of the unpaid amount, with a EUR 50 minimum.
Article 9
CC&PR shall be entitled to suspend performance of the instruction: - if the Customer fails to fulfill any payment or other obligation under a legal
relationship existing between CC&PR and the Customer; - once CC&PR has a well- founded fear that the Customer will not or cannot completely fulfill its obligations under the legal relationship existing between CC&PR and the Customer. In the event of suspension by CC&PR in accordance with the foregoing, the Customer shall not have any claim whatsoever to compensation. All demonstrable costs ensuing from the suspension shall be paid by the Customer.
CONFIDENTIALITY
Article 10
CC&PR undertakes to maintain the confidentiality of anything which it learns in performing its work and the confidential nature of which it may be deemed to recognize, unless this information is already accessible to the public through no fault of CC&PR’s. CC&PR shall only be entitled to breach this confidentiality with the Customer’s permission and/or based on any obligation imposed on it by law.
INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY
Article 11
All intellectual and industrial property rights regarding works and/or goods produced by CC&PR before or during the performance of an instruction shall be held by CC&PR. The same shall apply to the intellectual and industrial property rights concerning works and/or goods produced by third parties sub-contracted by CC&PR. Unless otherwise agreed with the Customer, CC&PR shall likewise continue to own items produced by or for CC&PR. Unless otherwise agreed in writing, the Customer shall only acquire a right to use the goods produced for the period agreed on with CC&PR and for the purpose agreed on with CC&PR. CC&PR shall not assume any liability whatsoever for any infringements of third-party intellectual property rights ensuing from the performance of the instruction. The Customer shall indemnify CC&PR against such liability.
Article 12
CC&PR shall act with due care regarding items entrusted to it by or on behalf of the Customer, but shall not assume any liability whatsoever in this connection, such as, for example, for the loss of, damage to or destruction of goods entrusted to it by or on behalf of the Customer. The Customer shall be deemed to have adequately insured the goods referred to in this Article at its own expense and risk.
Article 13
The Client indemnifies CC&PR against third-party claims concerning intellectual property rights to materials or data that is provided by the Client and that is used during the performance of the Agreement
RESPONSIBILITY
Article 14
CC&PR shall review its work against generally applicable statutory regulations and standards and generally applicable rules and customs in the industry. The Customer shall have final responsibility for the substance of the communications in connection with the performance of an instruction. If a complaint is filed against the Customer, the Customer shall, in consultation with CC&PR, decide on the manner of defence against this. If CC&PR is sued as well, CC&PR shall be entitled to put forward an independent defence, if desired, separately from any defence by the Customer. In such a case, the Customer must reimburse the costs reasonably incurred by CC&PR in connection with the defence raised.
Article 15
Differences between, on the one hand, the work delivered by CC&PR to the Customer and, on the other hand, the original designs, drawings, copy or models, or typesetting, galley or other proofs may not constitute a reason for rejection, a discount, compensation or rescission of the agreement by the Customer if these differences – viewed in the light of the instruction as a whole – are minor.
Article 16
With respect to printed materials, delivery of more or fewer printed materials than agreed shall be permissible if this does not amount to more or less than 10% for a print run up to 20,000 items and 5% for a print run of 20,000 items or more. In the case of more materials being delivered, the Customer must also pay CC&PR for the costs of the additional materials.
Article 17
CC&PR shall only be liable for direct damage caused by a breach by CC&PR of any material obligation it has towards the Customer. CC&PR shall not be liable under any circumstances for lost profits, consequential damage or indirect damage, unless there have been deliberate acts/omissions or willful recklessness by CC&PR, its managers or its employees. CC&PR’s liability towards the Customer in such cases shall be limited to the fee to which CC&PR is entitled for the portion of the instruction performed resulting in the damage. CC&PR shall not be liable for differences, mistakes or defects, which went unnoticed in the proofs approved or corrected by the Customer. CC&PR shall also not be liable for damage to property or otherwise for the Customer or third parties, including, but not limited to employees of the Customer or third parties that have been engaged, which arises through or in connection with the performance of the instruction. The Customer must take out and maintain adequate insurance in connection with the liability, which it has under this Article.
Article 18
The Client guarantees the accuracy, completeness and reliability of the data and information made available to CC&PR, also in the event these originate from third parties, to the extent that the nature of the Agreement does not provide otherwise. The additional time and costs arising from a delay in the performance of the Agreement, resulting from a failure to provide the requested data and/or documents, or a failure to provide these on time or properly, will be for the account of the Client. CC&PR will not be liable for any damage, of whatever nature, arising from the fact that CC&PR have assumed the correctness of any incorrect and/or incomplete data provided by the Client.
INDEMNIFICATION
Article 19
The Customer shall indemnify CC&PR against any third-party claims relating to or ensuing from the legal relationship existing between CC&PR and the Customer.
Article 20
With regard to work, which is outsourced by CC&PR to third parties, the terms and conditions in effect at that time for that work shall apply in addition to these General Terms and Conditions. CC&PR shall outsource such work in the Customer’s name and at the Customer’s expense. CC&PR shall therefore represent the Customer with respect to the formation of the agreement between the third party concerned and the Customer. Disputes concerning work outsourced to third parties shall constitute disputes between the Customer and these third parties, without CC&PR being a party to them; if necessary, however, CC&PR shall advise the Customer or, at its request, represent it. CC&PR shall exercise great care in selecting third parties for the work to be outsourced, but shall not assume any liability whatsoever for the work of these third parties and may also never be held liable for the quality of and/or any omissions by these third parties in the case of outsourced work.
FORCE MAJEURE
Article 21
If performance of the instruction furnished depends on the availability of one of CC&PR’s employees and this person is unable to carry out the agreed work, this shall be considered a temporary situation of force majeure for CC&PR. The agreement shall remain intact, and CC&PR’s obligations, which directly relate to the work by the aforementioned person shall – insofar as possible – temporarily be taken over by a colleague. If this is not possible, the work shall temporarily be suspended. CC&PR shall not assume any liability for the potential damage ensuing from this suspension (temporary force majeure situation).
APPLICABLE LAW
Article 22
All legal relationships between the Customer and CC&PR shall be governed by Dutch law. Any disputes shall exclusively be submitted to the judgment of the competent court in Amsterdam.
September 12, 2019 1:14 pm
Published by Coebergh Zellenrath
Dit is het privacy statement van Coebergh Communicatie & PR (hierna: Coebergh). Wij leggen in dit privacy statement uit hoe wij om gaan met persoonsgegevens die wij verwerken als u gebruik maakt van onze diensten, als u onze website bezoekt of als u op een andere manier met ons in contact bent. Coebergh gaat zorgvuldig om met privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens is Coebergh Communicatie & PR B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 33288895. Ons adres is: Leidsegracht 38-40, 1016 CM Amsterdam. U kunt ons telefonisch bereiken op telefoonnummer +31(20)4708787 of per e-mail contact@coebergh.nl
Welke persoonsgegevens verwerkt Coebergh?
Coebergh is een communicatiebureau en verwerkt in verband daarmee persoonsgegevens van natuurlijke personen, bijvoorbeeld persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, bezoekers van ons kantoor, en partijen met wie wij samenwerken zoals journalisten en influencers.
Het gaat daarbij om de volgende (persoons)gegevens, afhankelijk van de relatie met de betreffende persoon:
- Naam;
- Adres;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht;
- Titel/functie;
- Geboortedatum/leeftijd;
- Kledingmaat;
- Gebruikte diensten;
- Gegevens over sociale media profielen/gebruik van sociale media/berichten op sociale media;
- Gegevens over uw functie en/of het bedrijf waar u werkzaam bent;
- CV/motivatiebrief
- Betaal- en bankgegevens;
- Profielgegevens sociale media;
- KvK-nummer;
- BTW-nummer;
- Alle overige gegevens die door u aan ons worden verstrekt.
Voor welke doeleinden worden deze gegevens verwerkt?
Coebergh verwerkt uw persoonsgegevens alleen als dat is toegestaan volgens de AVG en de daarbij behorende Uitvoeringswet. De persoonsgegevens worden verwerkt voor de hieronder omschreven doeleinden:
- uitvoering van onze dienstverlening;
- aanvullende informatievoorziening over actuele ontwikkelingen;
- werving en selectie;
- afhandeling van aangevraagde informatie of publicaties;
- uitnodigen voor presentaties, bijeenkomsten of vacatures;
- het inplannen van afspraken;
- het ontvangen van opdrachtgevers op ons kantoor;
- verwerken van feedback;
- samenstellen gebruikersstatistieken;
- het verbeteren van de website;
- het verzamelen van contactgegevens voor onze nieuwsbrief;
- het versturen van onze nieuwsbrief;
- om berichten op social media te kunnen plaatsen en lezen;
- om contact te onderhouden;
- beveiliging en verbetering van onze online kanalen;
- facturatie en het bijhouden van administratie;
- het behandelen van sollicitaties en in het kader daarvan het beoordelen van geschiktheid voor de functie;
- marketing en business development activiteiten, zoals het verzenden van nieuwsbrieven, persberichten, uitnodigingen voor events en andere communicatie.
Met welke grondslag worden de persoonsgegevens verwerkt?
De juridische grondslag voor de hierboven omschreven verwerkingen van persoonsgegevens door Coebergh is steeds de uitvoering van de overeenkomst met u, uw toestemming en/of een gerechtvaardigd belang van Coebergh of van een derde en/of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Bewaartermijnen
Coebergh bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden, om te voldoen aan wet- en regelgeving en voor archivering.
Cookies
Coebergh gebruikt cookies om onze website www.coebergh.nl te optimaliseren en het verkeer op onze website te analyseren.
Cookies of soortgelijke technieken (gezamenlijk "Cookies" genoemd) zijn kleine tekstbestanden of pixels die op uw computer of mobiele apparaat kunnen worden opgeslagen. Cookies kunnen nodig zijn om het browsen op de website te vergemakkelijken en gebruiksvriendelijker te maken. Cookies van derden kunnen informatie verzamelen om persoonlijk browsegedrag te analyseren.
Coebergh maakt gebruik van noodzakelijke cookies en analytische cookies.
De noodzakelijke cookies zijn nodig om onze website goed te laten functioneren, bijvoorbeeld om het navigeren over de website mogelijk te maken. Zij zijn echter slechts geldend voor de duur van uw browser sessie.
De analytische cookies ondersteunen analytische diensten die Coebergh helpen om de functionaliteit en de gebruikerservaring van onze website te verbeteren. Deze cookies leggen vast hoe bezoekers onze website gebruiken. Met deze informatie wordt het gebruik van de website geanalyseerd en kunnen statistieken worden gegenereerd. Hiervoor wordt de dienst Google Analytics gebruikt. Deze cookies zijn nooit direct terug te brengen tot individuele bezoekers. Er is een verwerkers-overeenkomst met Google afgesloten. Het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd. Het delen van de gegevens is uitgezet en er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
Coebergh gaat vertrouwelijk om met de gegevens en kennis die door middel van de cookies gegenereerd wordt.
Gegevens delen met derden
Coebergh deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen als dat noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden.
We kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens van onze opdrachtgevers en derden delen met bij ons werkzame personen en met leveranciers (zoals externe vertaalbureaus).
Coebergh maakt gebruik van het IT-systeem ii, dat wordt geleverd door Innovative Design Delft. In dit systeem worden persoonsgegevens opgeslagen van opdrachtgevers, journalisten, influencers en andere connecties van Coebergh. Coebergh heeft een verwerkersovereenkomst met IDD gesloten in overeenstemming met de AVG.
Beveiliging
Coebergh neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging of onrechtmatige verwerking. Coebergh beveiligt haar systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.
Doorgifte naar landen buiten de EER
Coebergh kan gebruikmaken van de diensten van derden om uw gegevens te verwerken. Deze partijen kunnen gevestigd zijn buiten de EER of zij kunnen gebruik maken van servers die zich buiten de EER bevinden, zoals in de Verenigde Staten. In dat geval zal Coebergh zorgen voor passende waarborgen in overeenstemming met de geldende regelgeving voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.
Inzage, correctie, bezwaar en overige rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen via contact@coebergh.nl.
Inzage, correctie en verwijdering
U kunt kennisnemen van de persoonlijke informatie die Coebergh over u heeft. Als de informatie onjuist is, kunt u verzoeken deze aan te passen of te verwijderen.
Bezwaar/toestemming intrekken
Als u geen prijs stelt op informatie over (nieuwe) producten en diensten (per post, e-mail etc.) kunt u dat melden bij het hierboven vermelde mailadres. Als we uw gegevens hebben gekregen op basis van uw toestemming, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. In iedere nieuwsbrief die u van ons ontvangt, is onderaan een afmeldmogelijkheid opgenomen.
Beperking van de verwerking
U kunt, als u gegronde redenen heeft, een beperking van de verwerking vragen, bijvoorbeeld als de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, Coebergh uw gegevens niet meer nodig heeft of als u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking van persoonsgegevens door Coebergh.
Overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze gegevens aan een andere partij kan verstrekken. U heeft dit recht als u ons toestemming had gegeven om uw gegevens te verwerken en als deze verwerking geautomatiseerd heeft plaatsgevonden.
Klacht
Als u een klacht heeft over het gebruik van persoonsgegevens door Coebergh, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt zich natuurlijk altijd eerst richten tot ons via contact@coebergh.nl.
Links naar andere websites
Onze website bevat hyperlinks naar websites van derden, die andere privacy statements hebben. Coebergh is niet verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken of openbaar maken van persoonsgegevens die via andere websites zijn verzameld.
Coebergh is ook niet verantwoordelijk voor de informatie en inhoud op dergelijke websites. Bekijk de privacy statements op de betreffende websites.
Coebergh is op geen enkele manier aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, die ontstaat als gevolg van (het gebruik van) de websites waarnaar gelinkt wordt.
Wijzigingen
Coebergh behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Check het daarom regelmatig.
Contactgegevens Coebergh
Voor vragen, klachten of opmerkingen over dit privacy statement kunt u contact opnemen met:
Coebergh Communicatie & PR B.V.
Leidsegracht 38-40
1016 CM Amsterdam
+31(20)4708787
contact@coebergh.nl
Dit Privacy Statement is laatst gewijzigd op: [07-01-21]
Download een PDF van dit Privacy Statement
